ลูกน้องบอกทำงานหนักมากจน Burnout แต่หัวหน้ามองไม่เห็นผลงาน จัดการปัญหานี้อย่างไรดี

workhard until burnout and boss is watching.

ในฐานะที่ผู้เขียนทำงานด้านจิตวิทยาองค์กรที่เป็นที่ปรึกษาให้กับองค์กรธุรกิจต่าง ๆ มากว่า 10 ปี ผู้เขียนได้เห็นปัญหาความขัดแย้งระหว่างหัวหน้าและลูกน้องเกิดขึ้นบ่อยครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งประเด็นที่ว่า ลูกน้องรู้สึกว่าตนเองทำงานหนักมากจนเครียด บางคนถึงขั้น Burnout แต่หัวหน้ากลับมองไม่เห็นผลงาน ซึ่งปัญหาเหล่านี้หากไม่ได้รับการแก้ไข จะส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพในการทำงานและความสัมพันธ์ภายในทีมอย่างแน่นอน หัวหน้างานจึงจำเป็นต้องมีแนวทางในการจัดการที่เหมาะสม

วิเคราะห์สาเหตุของปัญหาก่อน

เมื่อพูดถึงปัญหานี้ ใครหลายคนก็พอจะบอกได้ว่าสาเหตุเกิดจากอะไร ซึ่งก็เป็นได้จากหลายสาเหตุ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแต่ละกรณี เช่น

1.การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ (Ineffective Communication)

ส่วนมากมักไม่มีการคุยกันถึงเป้าหมาย ความคาดหวัง ต่างฝ่ายต่างคิดเอาเอง หรือพูดเป็นนามธรรมเกินไปจนคิดกันไปคนละแบบ ทำให้เข้าใจไม่ตรงกัน หลายครั้งที่หัวหน้าเป็นฝ่ายคาดหวังสูง แต่ลูกน้องกลับมีมาตรฐานการทำงานคนละระดับ
ทั้งสองฝ่ายไม่ค่อยคุยกัน ไม่มีการ update ความคืบหน้า ปัญหาอุปสรรคระหว่างทาง จึงมองไม่เห็นความพยายาม
ลูกน้องไม่กล้าสื่อสารปัญหา ไม่ขอความช่วยเหลือ อาจไม่กล้า หรือหัวหน้ายุ่งจนไม่มีเวลารับฟัง ลูกน้องจึงไม่ได้รับการสนับสนุนที่เพียงพอ

2. การมอบหมายงานที่ไม่เหมาะสม (Improper Task Allocation)

มอบงานหนักเกินไป หรือไม่สอดคล้องกับความสามารถและประสบการณ์ของลูกน้อง
ไม่ได้วิเคราะห์ปริมาณงาน กำลังคน และเวลาที่เหมาะสม ก่อนมอบหมายงาน
ไม่มีการกระจายงานและความรับผิดชอบอย่างเท่าเทียมในทีม ทำให้ภาระงานที่จุกจิก (แต่ไม่ได้เกิด impact แรง ๆ ให้กับทีมหรือองค์กร) ไปกองอยู่กับคนคนเดียวหรือคนไม่กี่คน

3. ขาดการติดตามความคืบหน้าและให้ feedback อย่างสม่ำเสมอ

หัวหน้าไม่ได้ติดตาม ไม่รับทราบถึงความคืบหน้าและปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นระยะ
ไม่มีการให้ข้อมูลย้อนกลับ (Feedback) ถึงผลงานและพฤติกรรมการทำงาน จึงไม่มีโอกาสปรับปรุง
ไม่มีกลไกการรายงานความคืบหน้างานที่ชัดเจน ทำให้หัวหน้ามองไม่เห็นการทำงานของลูกน้อง

4. ไม่มีการสอนงานและพัฒนาทักษะอย่างเพียงพอ

ลูกน้องได้รับมอบหมายงานใหม่ แต่ขาดทักษะความรู้ที่จำเป็น ต้องลองผิดลองถูกเอง
หัวหน้าไม่ได้ถ่ายทอดประสบการณ์ ไม่ได้สอนเทคนิควิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพ
ลูกน้องเครียด มีภาระงานมาก ไม่สามารถจัดสรรเวลามาพัฒนาตนเอง เรียนรู้สิ่งใหม่เพิ่มเติม

5. ระบบงานและวัฒนธรรมการทำงานที่ไม่เอื้อต่อประสิทธิภาพและสุขภาพจิตที่ดี

ระบบงานที่อาจจะ manual จนเกินไป ทำให้คนทำงานต้องทำงานหลายขั้นตอน บางครั้งซ้ำซ้อนกันอีกด้วย จึงทำให้เกิดการทำงานหนักแต่ไม่เกิดผลลัพธ์ที่มีคุณค่ากับองค์กร
มีค่านิยมการทำงานหนัก เน้นที่เวลาการทำงาน มากกว่าจะวัดที่ผลลัพธ์ของพนักงาน
ไม่มีบรรยากาศของการเรียนรู้ ไม่เปิดใจรับความผิดพลาด ทำให้ลูกน้องไม่กล้าลอง ไม่กล้าสื่อสาร

วิธีการแก้ไขในขอบเขตที่หัวหน้าทำได้

เมื่อเผชิญกับปัญหาลูกน้องบอกว่าทำงานหนักจนเครียด แต่หัวหน้ากลับมองไม่เห็นผลงาน ในฐานะที่ปรึกษาด้านจิตวิทยาองค์กร ผู้เขียนขอแนะนำแนวทางสำหรับหัวหน้างาน ดังนี้

1.เปิดการสื่อสารอย่างจริงใจ

หัวหน้าควรเปิดโอกาสให้ลูกน้องได้พูดคุย ระบายความในใจ และอธิบายถึงปัญหาและอุปสรรคที่พบเจอ โดยทักษะที่สำคัญมากคือการฟังอย่างต้องการจะเข้าใจมุมมองและความรู้สึกของอีกฝ่ายจริง ๆ
หัวหน้าชี้แจงถึงเป้าหมายและความคาดหวังที่มีต่อลูกน้องอย่างชัดเจน เพื่อให้เข้าใจตรงกัน แต่การสื่อสารแบบทางเดียวก็จะไม่ได้ผล จึงต้องเป็นการสื่อสารแบบสองทางที่ลูกน้องสามารถบอกกลับมาได้ว่าเข้าใจหรือไม่ คิดว่าทำได้หรือไม่

2. กำหนดตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงาน (KPI) ร่วมกัน

ทั้งสองฝ่ายต้องเข้าใจตรงกันก่อนว่าผลลัพธ์ที่ต้องการนั้นคืออะไรกันแน่ ไม่ใช่หัวหน้าคาดหวังอย่างหนึ่ง แต่ลูกน้องเข้าใจว่าทำแค่นี้ก็ถือว่าเป็นผลงานแล้ว โดยต้องกลับมาตกลงกันว่าจะใช้ตัวชี้วัดอะไรในการประเมินผลงาน
เลือกตัวชี้วัดที่วัดผลได้ชัดเจน เป็นรูปธรรม และสอดคล้องกับเป้าหมายของทีมและองค์กร รวมทั้งต้องผ่านการพูดคุยกันทั้งสองฝ่าย ว่าเห็นตรงกันแล้ว หากหัวหน้ากำหนดให้ฝ่ายเดียวโดยไม่เน้นการสื่อสารแบบสองทาง การตั้ง KPIs ก็ไม่ได้ช่วยอะไร

3. ให้ข้อมูลป้อนกลับ (Feedback) สม่ำเสมอ

ให้ Feedback เกี่ยวกับผลงานเป็นระยะ ๆ ในเชิงสร้างสรรค์ เพื่อชี้ให้ลูกน้องเห็นจุดแข็ง จุดที่ต้องปรับปรุง และสิ่งที่หัวหน้าคาดหวัง
การให้ Feedback ไม่ควรเก็บไว้แล้วให้ทีเดียวตอนสิ้นปี แต่ควรให้เป็นระยะเพื่อให้ลูกน้องได้ปรับปรุงตัว

4. สนับสนุนและบริหารจัดการให้ลูกน้องทำงานได้โดยมีการจัดการความเครียดควบคู่

หัวหน้าเองอาจจะร่วมกับ HR ในการวิเคราะห์เรื่อง workload และ workforce เพื่อจัดสรรกำลังคน ทรัพยากร งบประมาณให้เพียงพอต่อปริมาณงาน
ช่วยลดงานที่ไม่จำเป็น หรือมอบหมายงานให้เหมาะสมกับความถนัดและศักยภาพของแต่ละคน และช่วกระจายงานอย่างเหมาะสม
จัดสรรเวลาพักผ่อนให้ลูกน้องได้พักผ่อนเต็มที่ คลายเครียด มีวันหยุด และไม่ตามงานลูกน้องนอกเวลางาน

5. อำนวยความสะดวกให้ลูกน้องได้ work smart

ลงทุนอบรมพัฒนาทักษะที่จำเป็น เพื่อให้ทำงานได้คล่องขึ้น เช่น ทักษะดิจิทัล ภาษา ฯลฯ
นำเทคโนโลยีมาช่วยงาน เช่น โปรแกรมอัตโนมัติ เครื่องมือ software ที่ช่วยแบ่งเบางาน เพื่อไม่ให้พนักงานใช้เวลาไปกับการ manual จนเกินไป รวมทั้งมีระบบการติดตามงานและมอบหมายงานที่ real time ได้
สอนเทคนิควิธีการทำงานที่ถูกต้อง เช่น การบริหารเวลา การจัดลำดับความสำคัญ การมอบหมายงาน

6. มีระบบส่งเสริมสุขภาพใจและป้องกันความเครียดในที่ทำงาน

จัดฝึกอบรมให้ความรู้เรื่องการจัดการความเครียด
สร้างบรรยากาศการทำงานที่เป็นมิตร ส่งเสริมความสัมพันธ์อันดี สร้าง Psychological Safety ในที่ทำงาน
ผู้บริหารเอาใจใส่ดูแลพนักงาน มีช่องทางรับฟังความคิดเห็น ข้อเสนอแนะ

7. ช่วยเหลือและสอนงานอย่างใกล้ชิด

สอนงาน ถ่ายทอดความรู้ ให้คำแนะนำ แนวทางแก้ปัญหา อย่างต่อเนื่อง
ติดตามความคืบหน้า ความสำเร็จ ปัญหาอุปสรรคเป็นระยะ เพื่อคอยช่วยแก้ไขทันท่วงที
มี one-on-one session กับพนักงานเป็นระยะ โดยใช้ทักษะการให้คำปรึกษาในการพูดคุย

ด้วยแนวทางข้างต้น เชื่อว่าจะช่วยลดความเครียด ส่งเสริมความเข้าใจ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของลูกน้องได้ ทั้งนี้ ทุกฝ่ายต้องร่วมมือกันอย่างจริงใจ เพื่อค้นหาแนวทางการทำงานร่วมกันที่เหมาะสมที่สุดในระยะยาวต่อไป

ทักษะการให้คำปรึกษา ทักษะสำคัญของหัวหน้างาน

ในการพูดคุยแบบ one-on-one กับลูกน้องที่กำลังเผชิญปัญหาความเครียดจากการทำงานหนัก ทักษะการให้คำปรึกษาเป็นสิ่งสำคัญที่หัวหน้าควรฝึกฝนและนำมาประยุกต์ใช้ โดยเริ่มต้นจากการฟังอย่างตั้งใจโดยไม่ด่วนตัดสิน เปิดใจรับฟังทั้งเนื้อหาและความรู้สึกของลูกน้อง พยายามทำความเข้าใจมุมมองของเขาและเข้าใจความท้าทายที่เขาเผชิญอยู่ จากนั้นเปิดคำถามปลายเปิดเพื่อกระตุ้นให้เขาได้ทบทวนตนเอง ไตร่ตรองถึงสาเหตุ และคิดหาทางแก้ไขปัญหาเอง เช่น "น้องคิดว่าอะไรเป็นสาเหตุของความเครียดนี้" "น้องเคยลองทำอะไรเพื่อจัดการความเครียดนี้แล้วบ้าง ผลเป็นอย่างไร" "น้องคิดว่าควรปรับปรุงอะไรเพิ่มเติมอีกไหม ถึงปัญหาจะดีขึ้น" เป็นต้น

นอกจากนี้ หัวหน้ายังควรใช้ทักษะการสะท้อนความรู้สึก (reflecting) การทวนความ (paraphrasing) และการสรุปความ (summarizing) เพื่อแสดงว่าเข้าใจความรู้สึกนึกคิดของลูกน้อง เช่น "น้องรู้สึกท้อแท้ ผิดหวังกับผลงานตัวเอง จริงไหม" "สรุปแล้วน้องคิดว่างานที่ได้รับหนักเกินไป ไม่สมดุลกับเวลาและกำลังคนที่มีอยู่ ทำให้ไม่สามารถทำผลงานออกมาได้ดั่งใจ ถูกไหม" หลังจากเข้าใจปัญหาแล้ว หัวหน้าจึงใช้การถามคำถามเชิงกระตุ้นเพื่อหยิบยื่นมุมมองใหม่ ชี้ให้เห็นโอกาสที่ซ่อนอยู่ และกระตุ้นให้ลูกน้องได้คิดวิธีการใหม่ ๆ ในการพัฒนาตนเองและแก้ไขปัญหา พร้อมเสนอตัวเป็นผู้สนับสนุนและช่วยเหลือในสิ่งที่ลูกน้องต้องการ ทักษะการให้คำปรึกษาเหล่านี้จะช่วยสร้างความไว้วางใจ กระชับความสัมพันธ์ และเปิดใจลูกน้องสู่แนวทางการแก้ไขปัญหาที่ยั่งยืนในระยะยาว

สรุปแล้ว ปัญหาความเข้าใจไม่ตรงกันระหว่างหัวหน้าและลูกน้องในเรื่องการทำงานหนักและผลงาน เป็นปัญหาที่พบบ่อยแต่สามารถแก้ไขได้ หากมีการสื่อสารเปิดเผย กำหนดตัวชี้วัดร่วมกัน มีการให้ข้อมูลป้อนกลับสม่ำเสมอ ผู้บริหารให้การสนับสนุนและจัดการทรัพยากรอย่างเหมาะสม พร้อมส่งเสริมให้เกิดสภาพแวดล้อมการทำงานที่เอื้อต่อสุขภาพใจที่ดี ก็จะช่วยให้ปัญหาความขัดแย้งลดลงและทั้งหัวหน้าและลูกน้องสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีความสุขและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

----------------

การฝึกอบรมหัวหน้างานและผู้บริหารทีมในเรื่องทักษะการสื่อสาร การให้คำปรึกษา รวมถึงทักษะการดูแลสุขภาพใจของพนักงานนั้นสำคัญอย่างมากในยุคปัจจุบัน หากองค์กรใดต้องการ solutions ด้านสุขภาพใจและทักษะที่เกี่ยวกับจิตวิทยา สามารถเยี่ยมชมได้ที่ https://www.istrong.co/service-corporate

----------------

iSTRONG Mental Health

ผู้ดูแลสุขภาพใจให้กับบุคคล ครอบครัว และองค์กร

บริการของเรา

สำหรับบุคคลทั่วไป